La powerpointisation des esprits?

PowerPoint m'énerve, mais je me sens maintenant moins seul depuis que j'ai lu "la Pensée PowerPoint". L'auteur Franck Fremer y démonte méthodiquement les raisons et les dangers de son énorme succès dans tous les secteurs de la société, de l'école jusqu'à l'armée. Et c'est vrai que faire une présentation en public sans ses slides donne désormais l’impression de ne pas avoir préparé son sujet. Même pour parler en tête à tête d’un sujet de fond ça fait plus sérieux d'apporter des slides. Le ppt a définitivement ringardisé la note de synthèse en une page, qui constituait il y a dix ans le nec plus ultra en matière de synthèse. Si vous travaillez en entreprise, vous aurez sans doute remarqué d’ailleurs que le traitement de texte est un outil en voie de disparition, sauf pour la rédaction des documents juridiques ou pour les communiqués de presse. Word mis K.O. par PowerPoint, qui l’eut dit il y a plus de vingt ans, quand la première version du logiciel a été mise sur le marché?

Ce succès n’est pas bien difficile à comprendre selon Fremer: c’est quand même plus simple de torcher une présentation vite fait que de prendre le temps de rédiger une note. Surtout que ce logiciel a une capacité impressionnante à réduire la surface utile du document, rien qu’avec le format des slides à l'horizontale. Cette contrainte est sans conséquence pour des présentations très simples, mais imaginez ce que donnerait une décision de justice ou une plaidoirie si elle devait être rédigée sous PowerPoint. Pourtant cet outil est utilisé pour traiter absolument tous les sujets. La commission d'enquête sur l'explosion de la navette Columbia en 2003 (dont le rapport est disponible en pdf), a par exemple été «surprise de recevoir des slides de la part de la NASA plutôt que des rapports techniques. Elle [a considèré] que l'usage endémique de briefs sous forme de slides PowerPoint plutôt que de notes techniques illustre les problèmes de méthode de la NASA dans sa communication technique.» (p191) Je ne serais pas étonné que l’usage immodéré de PowerPoint soit en partie responsable de quelques gros dysfonctionnements industriels récents à ADP, à la SNCF ou ailleurs...

Un format favorable aux argumentations bidons
 Le danger est d’autant plus grand que la structure de la présentation influe subtilement sur la force de l'argumentation. "Le medium est le message": jamais cette affirmation de McLuhan n’aura été aussi évidente, tant le format des slides influence à la fois la manière de les concevoir et la façon dont on les perçoit. Fremer note que la liste de bullet-points, qui est le format par défaut, donne l'illusion d'une énumération exhaustive des facteurs à prendre en compte qui s’enchaînent sans liaison. Et comme il n’y a pas de mot de transition d’une ligne à l’autre, la logique de l’enchainement semble aller de soi jusqu’à la conclusion finale. La même absence de transition logique d’une diapositive à l’autre renforce l’impression générale d'un environnement logique, parfaitement maîtrisé. La forme séquentielle des bullet-points et des diapositives se prête d’ailleurs mal aux digressions, aux nuances, aux réserves. Les "sous-niveaux" des listes sont parfaits pour illustrer une idée mais très mal adaptés pour traiter une objection ou soulever une réserve. Le format de PowerPoint semble conçu pour vendre un parti-pris en conservant l’apparence d’une parfaite objectivité. L'outil idéal pour les cabinets de conseil qui lui ont donné ses lettres de noblesse.

Si malgré tout la critique pointe son nez, PowerPoint vous offre des arguments imparables, grâce au statut ambivalent des slides, à la fois supports de la présentation orale et document final remis à l’auditoire, qui protège son auteur de toutes les critiques. Certains arguments sont faibles ou ambigus? C’est normal: les slides n'ont de valeur qu'accompagnées par l’explication orale de l’auteur. Les slides sont trop nombreuses  et enfoncent des portes ouvertes? C’est pour que le support soit "auto-suffisant" et compris par ceux qui n'auraient pas pu assister à la présentation orale.

La syntaxe 
La novlangue et le politiquement correct peuvent aussi contribuer à prévenir toute critique. Il suffit de respecter quelques règles simples:
- Mettez vos verbes à l’infinitif, jamais à l’impératif. C’est plus froid et ça s’adresse à tout le monde et personne à la fois. Ou mieux : remplacez les verbes par des noms, c’est encore plus impersonnel. Ne dites pas «Nous sommes dans les temps », dites plutôt «Planning respecté » (ou mieux : « TTM on-track » !)
- L’usage de l’article indéfini donne une certaine respectabilité à un bilan, extrapolant des constats sans vraiment annoncer la couleur (« un marché en effervescence», «une concurrence en marche », «des perspectives intéressantes» etc) La généralité est faite de façon suffisamment implicite pour ne pas prêter flanc à la critique.
- Bannissez les mots négatifs ou trop critiques qui pourraient trahir votre subjectivité. Les résultats ne sont pas «mauvais» mais «contrastés» (quand c’est les vôtres, sinon ils peuvent être «décevants»). Ne critiquez pas, contentez-vous de noter les «les points d’amélioration».
- A l’inverse lâchez-vous sur les mots positifs: mobilisez, dynamisez, optimisez, leveragez! Votre projet est toujours une «véritable révolution», votre réforme "majeure", le changement «radical» etc. Qui pourrait vous reprocher votre dynamisme et votre enthousiasme ?
- Employez les mots à la mode dans l’entreprise. En général beaucoup d’acronymes (forcément il faut faire court!) et quelques mots de novlangue en vogue font l’affaire.
Comme le dit très bien Rafi Haladjian (p9 de son bouquin sur le sujet): "PowerPoint est un outil magique. Il permet de donner l’illusion d’une parfaite maîtrise du monde. Il permet de mettre en scène un environnement séquentiel, ordonné, bidimensionnel, à sens unique. Un monde confortable et rassurant où l’on peut énumérer les choses, les recenser, les faire entrer dans les templates (en français : masques) de la pensée. Avec PowerPoint, vous pouvez balayer l’incertitude sous le tapis. « Surtout, ne montrons pas que nous ne savons rien. Faisons semblant de savoir où nous allons, que nous avons les choses bien en main. » Tout peut se résoudre par une implacable logique linéaire. Tout peut être dénombré, organisé, cadré, grâce aux bullet lists. Tout est soluble dans PowerPoint. A l'école, nous avions appris à faire un plan avant d’écrire une dissertation. Aujourd’hui on ne fait plus que le plan. Ca tombe bien lorsqu’on est à sec d’idées. Vous manquez de temps pour écrire un vrai texte ou (comme tout le monde) vous ne savez pas écrire : faites du PowerPoint plutôt que du Word. Au lieu d’argumenter, vous n’avez plus qu’à empiler, recenser, bullet-lister et enfiler des verbes à l’infinitif (construire, découvrir, développer, gagner) ou des phrases nominales."
La langue de bois PowerPoint prête peu le flanc à la critique frontale. En contrepartie, elle suscite rarement l'adhésion. Fremer note que ces présentations sont accueillies en général avec indifférence et froideur et qu'elles ont de plus en plus de mal à transmettre une vision, un élan. A force de voir annoncer des lendemains qui chantent avec toujours les mêmes mots, le public se lasse forcément et n’y croit plus. Je soupçonne que la crise de confiance des salariés envers les grandes sociétés qui les emploie provient en partie de cette indigestion de promesses PowerPoint non tenues année après année, en violent contraste avec le vécu de chacun.

La prépondérance de la forme sur le fond?
Finalement de tous les griefs que l'on fait à PowerPoint, la sophistication des effets est sans doute celui qui me dérange le moins. L’inventeur de l’outil, Robert Gaskins regrette l'abus de décorum dans les présentations qui finirait selon lui par déconcentrer le présentateur et distraire son auditoire du propos. Personnellement j’ai rarement eu l’occasion d’être «distrait» par une trop brillante présentation, en dehors de quelques présentations spectaculaires lors de conférences publiques du type TED. Au contraire! Je suis au contraire frappé par le consternant manque d’originalité dans les slides que je vois passer à longueur de journée, avec toujours les mêmes formats, voire toujours les mêmes illustrations. En toute objectivité, je ne brille pas moi-même par ma créativité powerpointesque... Au lieu de stimuler l’imagination et la créativité, ce logiciel a finalement nivelé toutes les présentations par le bas. Si l'on fait le compte, il a sapé à la fois la créativité, la rigueur méthodologique, l'esprit critique et le moral des salariés des grandes entreprises. Faut-t-il en suspendre temporairement l'usage, au nom du principe de précaution? Sur ce, je vous laisse j'ai une prés' à finir pour demain...

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Golden rules du manager successful règles de base à l'usage des cyniques en entreprise

Sources:
Franck Fromer "La pensée PowerPoint, enquête sur ce logiciel qui rend stupide" (2010)
Rafi Haladjian, "Devenez beau, riche et intelligent, avec PowerPoint, Excel et Word" (pdf)
L'article du NYT "We have met the ennemy and he is PowerPoint" (avril 2010)
R Gaskins: PowerPoint at 20: back to basics (pdf)

La communication au doigt et à l'œil

Une collègue me confiait récemment qu'un jour où son Blackberry n'affichait pas de nouveau message depuis dix minutes, elle avait éprouvé une sorte d'accès de panique et envoyé compulsivement un mail de test pour s'assurer qu'il fonctionnait bien et que la Terre tournait toujours. Ce "syndrome Blackberry" me paraît symptomatique de nos dérives de cadres-sup'. Décortiquons un peu...

Tous les jours je reçois une centaine de mails: trop, beaucoup trop par rapport à l'information qui me serait réellement utile, on en a déjà parlé dans un billet précédent. Mais l'angoisse de mon amie renvoie également à un statut associé à cette surabondance: si on m'envoie tant de mails, n'est-ce pas la preuve que l'on pense qu'il est important que je sois informé DONC que je compte dans l'organisation? Ne plus recevoir de mails pourrait signaler une mise au placard. Derrière la consultation frénétique de sa messagerie pourrait aussi se cacher le besoin de se rassurer sur sa place réelle dans l'organisation.

Le mail, assassin de la productivité individuelle?
Traiter ses mails, une corvée digne de Sisyphe? Allons donc! Il faut imaginer Sisyphe heureux dirait Camus. Car même si l'on s'en plaint, ce rite quotidien peut aussi apporter son lot de micro-satisfactions:
- on se sent propre, avec le sentiment du devoir accompli: votre maman vous a appris qu'il est mal de laisser s'accumuler le courrier
- on se sent réactif: répondre vite c'est montrer à ses interlocuteurs (et à soi-même) que l'on est "à la barre" en permanence.
- on est rassuré sur la manière de s'y prendre: il suffit de traiter les mails les uns derrière les autres sans trop se poser de questions sur ce qu'on est en train de faire;
- on se sent gratifié à chaque mail, valorisé par l'impression de l'avoir traité, même si on n'a fait que le transférer, y répondre ou l'archiver.

Ces petites gratifications -à peine conscientes et souvent masquées par l'impression laissée par le contenu de tel ou tel mail, en font une activité addictive, un mode de travail haché et facile auquel on s'accoutume facilement. On perd peu à peu sa capacité à se concentrer. On se surprend à procrastiner quand il faut traiter un dossier de fond, puis -une fois qu'on s'y est mis- à s'interrompre pour se lever ou consulter ses mails toutes les cinq minutes. Normal: travailler sur un dossier compliqué prend du temps et n'est pas forcément valorisé par son environnement professionnel. Et puis on a tellement de mails urgents en attente qu'on a un alibi en béton pour ne pas s'y mettre. Et voilà comment de polluant des organisations, le mail devient source d'improductivité personnelle...

Rendre la parole aux doigts
Parallèlement, la messagerie instantanée s'est invitée au bureau. Voilà enfin LE moyen ludique-mais-pro, intrusif-mais-acceptable d'obtenir une réponse de quelqu'un qui ne répond ni au mail ni au téléphone. La rapidité avec laquelle se déploient spontanément tous les modes (et toutes les modes) de communication par écran interposé a quelque chose de fascinant. Surtout que par ailleurs les innovations touchant la communication vocale font presque toujours long feu (la visiophonie, la téléphonie en son hi-fi, le skypecast pour n'en citer que quelques unes).

La différence de succès entre ces deux modes de communication tient à une raison simple selon moi: avez-vous déjà essayé de parler au téléphone tout en lisant vos mails ou en écoutant en même temps une émission de radio? C'est pratiquement impossible: tenir une conversation monopolise toute votre attention. Parler ou écouter quelqu'un suppose qu'on n'écoute rien en même temps. Or pour la communication comme pour le reste, il est devenu frustrant de ne devoir faire qu'une chose à la fois. Et c'est justement la grande force de la communication écrite que de permettre de zapper très vite d'une communication à l'autre de manière tout à fait acceptable socialement. Pour preuve: recevoir un SMS lorsqu'on est déjà en conversation avec quelqu'un se fait naturellement alors que consulter sa messagerie vocale dans la même situation est une muflerie impardonnable. Avec en prime une plus grande rapidité pour lire un message que pour l'écouter: idéal en temps de sur-sollicitation "communicationnelle" (berk ce mot)!

Grâce à cette capacité à mener simultanément plusieurs communications (ou à traiter plusieurs sources d'informations), l'œil et les doigts sont devenus LES outils de communication par excellence, bien plus adaptés que la bouche et l'oreille pour faire face à l'avalanche de sollicitations. On troque ainsi la communication pour l'échange. La richesse et la lenteur du dialogue font place à l'instantanéité aride des phrases courtes, parfois agrémentées de petits échantillons d'émotions précalibrées (les smileys). Les timides y trouvent leur compte, à l'abri des confrontations directes derrière leur écran. Et les grands bavards se consolent comme ils peuvent en monologuant sur leur clavier.

On peut parier que comme les SMS et la messagerie instantanée, les écrans tactiles virtuels et 3D sont assurés d'un bel avenir... ainsi que tout ce qui, d'une manière ou d'une autre, donne encore un peu plus la parole aux doigts.

A quand la non-communication efficace?

C'était au siècle précédent, lorsque l'on réclamait un monde où l'on communiquerait facilement. Où l'on pourrait joindre n'importe qui, n'importe quand, n'importe où et par n'importe quel moyen, téléphone, fax ou -plus tard- email. Avec comme vision idyllique la fin de la course d'un rendez-vous à l'autre, le travail depuis chez soi, à la campagne ou même depuis son voilier, assistant par visio-conférence à une réunion se tenant à des milliers de kilomètres de là...

Et puis le rêve s'est réalisé. On court moins après les autres et l'on est joignable à peu près n'importe quand, pour le meilleur et pour le pire. Pendant que j'écris ce blog, je pense à une vidéo faite par Siemens pour l'illustrer et demande à un ami s'il peut me la retrouver et me l'envoyer: ce sera fait avant d'avoir fini mon post. Mais c'est une banalité que d'évoquer l'avalanche de sollicitations sous laquelle croûlent les cadres de nos sociétés modernes. Pas un compte-rendu sans son powerpoint de vingt pages, diffusé à tous étages de tous les services. La facilité de diffusion épargne à l'émetteur le choix des destinataires et la politesse de la synthèse. Les moindres discussions à deux prennent systématiquement la Terre entière à témoin ("pour qu'il y ait une trace", s'excuse-t-on dans les couloirs).

Eduqués dans le culte de la réactivité, nos cadres usent de leur mail comme d'une raquette de ping-pong et répondant du tac au tac, contribuant ainsi à l'entropie du système. Sans parler de ceux qui veulent toujours avoir le dernier mot. Connectés en permanence -c'est leur seule chance de ne pas faire exploser leur boîte aux lettres sous le volume des messages non lus, ils alimentent le système et ne trouvent plus le temps pour travailler le fond des dossiers. Inimaginable il y a cinq ans, l'usage du laptop en réunion est maintenant monnaie courante.

Word en fait les frais, trop formel et désormais réservé à des formulaires austères ou des lettres aux clients. Vive Powerpoint! Non pas pour illustrer visuellement d'un mot ou d'une image forte une présentation. Il est maintenant simplement la preuve écrite qu'on a rapidement réfléchi à un sujet et jeté quelques idées sur un support, sans souci de formalisme ni de synthèse. Ecrit souvent en globish , la langue de travail de toutes les multinationales, c'est LE document de travail par excellence, distribué et commenté en scéance puis diffusé au monde entier, alimentant d'interminables commentaires et corrections.

Face à cette avalanche de mails et de documents indigestes, nos cadres sont mal préparés, culpabilisés à l'idée de passer à côté d'une information importante glissée dans un de ces mails. D'autant que grâce à la diffusion tous azimuts, nul n'est censé ignorer quoi que ce soit, puisque c'est écrit. La question pour eux n'est plus de pouvoir communiquer que de trouver le temps de ne pas de le faire.

L'efficacité a changé de camp: la réactivité se fait parfois contre-productive. Et jamais le discernement n'a été aussi vital (entre ce qui est important et ce qui ne l'est pas). Après la promesse d'une communication instantanée et sans contrainte, le nouveau Graal ne serait-t-il pas une non-communication efficace?